En varias ocasiones he recibido preguntas de algunas personas acerca de para qué sirven las macros o que utilidad les pueden dar. Y así como estas personas que me hicieron este cuestionamiento en pleno siglo XXI, aún existen personas que ni siquiera saben que existen las macros ya sea porque nunca se han visto en la necesidad de utilizarlas o porque bien no les importa en absoluto.

Así que a veces intento explicarles el uso y la funcionalidad que tiene el Editor de Visual Basic en Microsoft Office, de cómo se programan las macros, de las automatizaciones que se pueden hacer con VBA ahorrando tiempo y estrés, pero en realidad a veces me quedo corto en mis explicaciones.

Recordé que hace algunos años leí un libro de Bill Jelen (VBA and Macros) y tengo grabado un caso real que en el libro expone, que ilustra de manera muy clara el uso de las macros para automatizar tareas, así que siempre que alguien me pregunta acerca de que hacen las macros o para que sirven, me viene a la mente esta historia y me parece que les deja un mensaje mucho más claro del uso que le pueden dar al editor de VBA.

Aquí está la historia, me tome la libertad de traducirla:

“Caso de Estudio: Informes mensuales de Contabilidad 

 Esta es una historia verdadera. Valerie es analista en el departamento de contabilidad de una empresa de tamaño mediano. Su compañía ha instalado recientemente un cotoso sistema ERP (Enterprise Resource Planning) .

A medida que el proyecto llegaba a su fin, no había recursos en el presupuesto de TI para generar informes mensuales que la empresa utilizaría para resumir las estadísticasde cada departamento. Valerie, sin embargo, había estado lo suficientemente cerca del proceso de implementación como para pensar en una manera de producir por ella misma los reportes. Comprendió que desde el sistema ERP se podíanexportar los datos de Contabilidad a un archivo de texto delimitado por comas (*.csv). Con el uso de Excel, Valerie fue capaz de importar los datos de G/L desde el sistema ERP. 

La creación del informe no fue fácil, como en muchas compañías, hubo excepciones en los datos. Valerie sabía que ciertas cuentas en un centro de coste específico requerían ser reclasificados a otro tipo de cuentas, sabía que otras cuentas necesitaban ser excluidas del informe. Trabajando cuidadosamente en Excel, Valerie hizo todos estos ajustes. Ella creó una tabla dinámica para producir la sección del primer resumen del informe. Ella cortaba los resultados de la tabla dinámica y las pegaba en una hoja en blanco. Luego se creó un nuevo informe de tabla dinámica para la segunda sección del informe.

Después de unas tres horas que había importado los datos, produjo cinco tablas dinámicas y mostradas en un resumen tenía cuidadosamente presentado el informe a todo color.
 
Convirtiéndose en héroe 

Valerie entregó este informe a su gerente. El acababa de escuchar del departamento de TI que tardarían meses antes de que pudieran desplazarse al desarrollo de reportes ya que era complicado. Valerie entró, entregó el informe sobre Excel y se convirtió en el instante el héroe del día. En tres horas, Valerie había conseguido hacer lo imposible.

Ella estaba en las nubes después de un merecido “¡Hip, hip… Hurra!”. Al día siguiente, Valerie y su Gerente asistieron a la reunión mensual de departamentos. Cuando los Gerentes de departamento comenzaron a quejarse de que no podían obtener reportes del sistema de ERP, El Jefe de Valerie sacósu informe del departamento y lo puso sobre la mesa.

Los Directivos restantes se sorprendieron, ¿Cómo fue capaz de elaborar este informe?. Todo el mundo se sintió aliviado al oír que alguien había descifrado el código. El presidente de la compañía pidió al Gerente de Valerie si podía contar con los informes para cada departamento.

En esta empresa en particular había 46 departamentos. Eso significa 46 páginas de resúmenes que había que producir una vez al mes. Los reportes de las importaciones de datos desde el sistema ERP, el ajuste a ciertas cuentas, la producción de cinco tablas dinámicas, y luego el formato de los informes en color. 

A pesar de que a Valerie le había tomado 3 horas para producir el primer informe, después ella se metió en el ritmo de las cosas y podía producir los 46 informes en 40 horas. Esto es horrible, Valerie tenía un trabajo que hacer antes de que ella se hiciera responsable de pasar 40 horas al mes elaborando estos informes en Excel.
 
VBA al Rescate 

Valerie encontró a mi empresa (MrExcel Consulting) y explicó su situación.
En el curso de una semana, tuve la oportunidad de producir una serie de macros en Visual Basic que hizo todas las tareas rutinarias. Se importaron los datos, se retiraron ciertas cuentas, se realizaron cinco tablas dinámicas y aplicar el formato de color.
De principio a fin, toda las 40 horas de proceso manual se redujo a dos clics de botones tardando menos de cuatro minutos.  “

Así que saquenle provecho a su aplicación de Microsoft Office.

“Haz que Excel trabaje por ti.”